Сообщить об ошибке
5 декабря 2016

Роль архивного органа в обеспечении социальных гарантий граждан и о результатах работы в области архивного дела в г. Барнауле за 2013 год

В течение нескольких лет Руководством нашего государства отмечается, что общество лишь тогда способно ставить и решать масштабные национальные задачи, когда у него есть общая система нравственных ориентиров, когда в стране хранят уважение к памяти своих предков, к каждой странице нашей отечественной истории, предпринимаются все усилия для гарантии достойной жизни граждан в будущем.

В соответствии с Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Правилами работы одним из основных направлений использования документов является исполнение запросов социально-правового характера, касающихся обеспечения прав и законных интересов граждан, исполнение запросов отнесено к числу основных полномочий архивных учреждений. Основными направлениями в работе архивного отдела администрации города является обеспечение сохранности, принятых на хранение документов, и использование архивных документов интересах граждан и организаций.

Архивный фонд нашего города Барнаула представлен управленческой документацией органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации города, учреждений образования и культуры, представляющих исторический, научный, социальный и культурный интерес для города, а также документами по личному составу ликвидируемых организаций и предприятий города, обеспечивающими конституционные права и социальные интересы граждан.

На 01.01.2014 в отделе сформировано 176 архивных фонда, в которых находятся на хранении 163442 ед.хр., из них 30400 дел постоянного (вечного хранения), 132954 ед.хр. по личному составу принято от 419 ликвидированных организаций, предприятий города, что составляет 81% от общего количества хранящихся дел.

Действительно, в связи изменениями в законодательстве о регистрации права собственности, в пенсионном законодательстве, в частности с принятием в 2009 году закона о валоризации (перерасчете) страховой части пенсии, распорядительные документы органов местного самоуправления, сведения о трудовой деятельности граждан являются самыми востребованными.

На основании распорядительных документов органов местного самоуправления, документов по личному составу, переданных на хранение в архивный отдел, исполнялись социально-правовые и тематические запросы, обеспечивались конституционные права граждан.

В течение года велось предоставление физическим и юридическим лицам муниципальной услуги «Предоставление информации из документов Архивного фонда города Барнаула», было продолжено взаимодействия с краевым автономным учреждением «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Алтайского края» (КАУ «МФЦ»).

За 2013 год специалистами архивного отдела было исполнено 6055 социально-правовых и тематических запросов от граждан, органов местного самоуправления и учреждений, что на 26% больше, чем в 2012 г. Отрицательных ответов подготовлено 1791, что составляет 30%.

Кроме того, поступило заявлений:

- по электронной почте - 52,

-портал «Электронный Барнаул»- 1,

-многофункциональный центр - 41.

-от управления Пенсионного фонда - 1289 (20,7%)

Тематика запросов была разнообразна:

-об изготовлении копий различных правоустанавливающих документов,

регистрации предприятий и учреждений, о приватизации квартир,

выделении и закреплении земельных участков,

передаче ведомственного жилья в муниципальную собственность,

-о направлении в детские дома,

-об изменении фамилии,

-о подтверждении трудового стажа и заработной платы,

-о наследстве,

-о купле-продаже строений и др.).

Осуществление конституционных прав и гарантий граждан, их социальная защищенность неразрывно связаны с вопросами организации грамотной постановки делопроизводства и обеспечения сохранности документов в организациях, а также невозможно без организации должного контроля со стороны архивного отдела.

В список организаций - источников комплектования архивного отдела включено 32 организации.

В течение 9 лет отделом велась работа по поддержанию стопроцентного упорядочения документов в организациях списка комплектования отдела и по передаче дел на хранение в архивный отдел, достигнутые в течение первого года работы. Специалистами архивного отдела в ходе методических выходов, встреч с трудовыми коллективами предприятий и организаций города, при проведении семинаров с ответственными лицами постоянно обращается внимание на вопросы организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов. Вопросы о своевременном упорядочении и передаче документов рассматривались на расширенных аппаратных совещаниях в администрациях Индустриального, Центрального районов города Барнаула.

Но деятельность архивного отдела в области обеспечения сохранности документов не ограничивается только работой с источниками комплектования архивного отдела. С 2012 года в целях сохранения документов по личному составу (о трудовой деятельности граждан) в муниципальных организациях системы образования города был поставлен вопрос по разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, по обработке и описанию данных документов (за 2013 г. была оказана 94 учреждениям методическая и практическая помощь).

В 2013 году отделом было проведено 4 семинара по следующим темам:

-19 февраля 2013 года заведующий архивным отделом принял участие в семинаре на тему «Составление и внедрение номенклатуры дел» с ответственными лицами за делопроизводство администрации Индустриального района г. Барнаула,

-14 марта 2013 г. был организован семинар с ответственными лицами за делопроизводство и архив, в организациях источниках комплектования архивного отдела на тему «Организация делопроизводства и обеспечения сохранности документов»,

-15 ноября 2013 г. был проведен семинар с руководителями учреждений дошкольного воспитания города (детские сады) на тему «Составление и внедрение номенклатуры дел. Оформление документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству»,

-27 ноября 2013 г. главный специалист отдела принял участие в совместном семинаре с Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в г. Барнауле для специалистов кадровых служб города.

Таким образом, в городе ставится важная задача перед муниципальными учреждениями по обеспечению сохранности документов.

С начала 90-х годов происходят радикальные перемены в нашем государстве и обществе, вызвавшие значительные изменения в пенсионном законодательстве, в установлении дополнительных льгот и расширении круга лиц, пользующихся дополнительными льготами и выплатами. Продолжается массовое банкротство с последующей ликвидацией крупных промышленных предприятий, частных фирм, обществ, различных предприятий. А документы по личному составу необходимы гражданам для обеспечения их социально-правовых интересов. Поэтому актуальной и важной проблемой для отдела по-прежнему является обеспечение сохранности документов по личному составу ликвидированных организаций. За 2013 документы по личному составу в количестве 968 ед.хр. переданы в архивный отдел от 49 ликвидированных организаций, проведено 12 обследований документов по личному составу в ликвидируемых организациях, в 10 предприятий направлены информационные письма с разъяснением порядка передачи документов по личному составу.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу под контролем архивного отдела 6 декабря 2013 года с ОАО «Алтайский моторный завод» заключил трехсторонний договор о хранении документов по личному составу ликвидированного ООО «Производственное объединение «Алтайский моторный завод» за 2003-2013 годы.

Наш город достоин того, чтобы настоящее и будущее поколение знало и чтило историю своего города, своих горожан. В 2013 году была пополнена коллекция по истории города Барнаула документами личного происхождения Нифонтова Ивана, чемпиона мира и Европы по дзюдо.

Специалистами отдела была продолжена работа по формированию коллекции фотодокументов, отражающих различные события в истории города, его общественную и культурную жизнь. В 2013 году были приняты фотодокументы (позитивы), электронные фотодокументы от администрации города Барнаула, характеризующие внешний архитектурный облик города.

На основании архивных документов было подготовлено 3 выставки (2 оформлены в электронном варианте, представлены были на сайте администрации города и размещены на странице архивного отдела:

-к празднованию 68-ой годовщины Великой Победы (7 мая) была подготовлена выставка на тему «Помните..»;

- к 283-летию города Барнаула (26 августа) была подготовлена фотовыставка на тему «Расти мой Барнаул-столица красивого края»;

20-летию принятия Конституции Российской Федерации (19 декабря) была подготовлена выставка на тему «Органы местного самоуправления в исторических фактах и лицах (трудные 90-ые годы ХХ века)».

В газете «Вечерний Барнаул» от 26.03.2013 № 43 в рубрике «Консультации» была опубликована информация о действиях руководителей в случае ликвидации предприятия в целях сохранности документов по личному составу, подготовленная архивным отделом.

На краевом радио, к дню архивов была подготовлена передача на тему «Роль архивных органов в обеспечении социальных гарантий граждан».

В эфире телепрограммы «Наше время» 12 ноября 2013 г. была проведена беседа с заведующим архивным отделом о состоянии архивного дела на территории города.

С целью ознакомления граждан с вопросами по обеспечению сохранности документов по трудовой деятельности, с работой архивного отдела, составом принятых документов, их использованием, заведующим архивным отделом было осуществлено 11 выходов в трудовые коллективы города.

Таким образом, работа муниципального архива тесно связана с нуждами людей, от степени сохранности документов зависит и качество оказываемых услуг по обеспечению их конституционных прав и законных интересов. Роль работников архивных органов очень значима в области социальной защищенности граждан и формировании исторического, документального Архивного фонда города Барнаула.

п/п

Наименование видов работы

Единица
измерения

План
на
2013
год

Фактические показатели за 2014 год

1

2

3

4

5

1

Прием от организаций управленческой документации

ед. хр.

1035

2124

2

Прием от организаций документов по личному составу

ед. хр.

2500

968

3

Картонирование дел

ед. хр.

3540

3137

4

Прием от организаций фотодокументов

ед. хр.

35

50

5

Прием от организаций машиночитаемых документов

ед. хр.

1

1

6

Прием от организаций машиночитаемых документов

ед. уч.

50

100

7

Прием от граждан документов личного происхождения

усл.ед. хр.

5

5

8

Утверждение на ЭПМК описей дел управленческой документации

ед. хр.

1185

2940

9

Согласование описей дел по личному составу

ед. хр.

3140

8743

10

Оказание методической и практической помощи организациям - источникам комплектования

выход

23

36

11

Согласование положений об архиве организации

полож.

-

56

12

Согласование положений об ЭК

полож.

-

54

13

Согласование инструкций по делопроизводству

инстр.

-

40

14

Согласование номенклатур дел

ном.

25

63

15

Описание документов личного происхождения

ед. хр.

5

5

16

Описание фотодокументов

ед. хр.

35

50

17

Описание машиночитаемых документов

ед. хр.

1

1

18

Описание машиночитаемых документов

ед. уч.

50

100

19

Составление исторических справок к фондам

справка

1

1

20

Подготовка выставок документов (не менее 10 экспонатов)

выставка

1

3

21

Подготовка радио- и телепередач

передача

1

2

22

Подготовка статей и подборок документов

статья

1

1

23

Количество подготовленных информационных материалов для органов государственной власти, местного самоуправления

инф.

-

220

24

Исполнение тематических запросов

запрос

300

388

25

Исполнение социально-правовых запросов: всего (с консульскими)

запрос

3500

6055

26

Исполнение социально-правовых запросов: исполнено с положительным результатом

запрос

-

3873

27

Исполнение социально-правовых запросов: исполнено в установленные сроки

запрос

-

6055

28

Исполнение консульских запросов

запрос

-

41

29

Прием и консультирование граждан по запросам

чел.

1500

2113

30

Количество исследователей

иссл.

25

52

31

Количество посещений архива исследователями

посещ.

-

103

32

Выдача дел исследователям

ед. хр.

200

1949

33

Выдача фотодокументов

ед. хр.

65

109

34

Выдача описей

опись

3800

4369

35

Количество изготовленных копий, ксерокопий документов по заказам исследователей

лист.

-

860

36

Выдача дел из хранилищ для архивных работ

ед. хр.

10000

21047

37

Выдача дел во временное пользование

ед. хр.

-

76

38

Укладка дел, фотодокументов

ед.хр./
фотодок.

10200/
65

22973/
109







Несмотря на многие проблемы, трудности, преобразования, происходящие в стране, для работников архивного отдела основные задачи остаются прежними: обеспечить сохранность архивных документов в целях их дальнейшего использования в муниципальном архиве, в организациях и учреждениях города, донести до каждого специалиста, руководителя понимание того, что отношение к документам – это отношение к судьбам людей.