Сообщить об ошибке
11 декабря 2016

Полномочия отдела, задачи и функции

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации г. Барнаула

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации г. Барнаула (далее отдел) создается в целях эффективной организации ведения архивного дела на территории города, а также непосредственного хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда г. Барнаула, относящихся к муниципальной собственности;

1.2. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации города Барнаула, без статуса юридического лица, имеет гербовую печать, угловой штамп или типографские бланки со своим наименованием;

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Алтайского края, иными нормативными актами Российской Федерации и Алтайского края, Уставом муниципального образования городского округа – город Барнаул Алтайского края, постановлениями главы администрации, а также нормативно-методическими документами уполномоченных государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела и настоящим Положением;

1.4. В своей деятельности отдел взаимодействует с уполномоченным органом исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями;

1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией города за счет средств местного бюджета.

2. Основные функции отдела

Основными функциями отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и ведение учёта архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;

2.2. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения города и Алтайского края в целом;

2.3. Организационно – методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления города, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

2.4. Содействие гражданам и юридическим лицам, независимо от организационно-правовой формы, в организации архивов и делопроизводства;

2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления города, организация использования архивных документов;

2.6. Обеспечение прав граждан на информацию;

2.7. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела при наделении ими органов местного самоуправления в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Алтайского края.

3. Основные полномочия отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него функциями:

3.1. Обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы архивного фонда г. Барнаула и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, действовавших на территории города, по договору;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

3.2. Осуществляет учёт документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учётные данные в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела.

3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.4. Вносит предложения по повышению безопасности хранящихся в отделе документов.

3.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций уполномоченного органа исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела.

3.6. Составляет списки организаций – источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела, и на утверждение главе администрации города, ведёт систематическую работу по уточнению списков.

3.7. Организует в соответствии с установленным законодательством отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их приём в отдел.

3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию отдела документами по истории города, в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъёмки городских мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населённых пунктов и другими документами.

3.9. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях – источниках комплектования отдела.

3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение учёта архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города.

3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование нормативно – методических документов, определяющих порядок документального обеспечения управления и работы архивов, в том числе положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, организаций – источников комплектования отдела и описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел.

3.12. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение уполномоченным органом исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения, поступивших от организаций – источников комплектования отдела.

3.13. Осуществляет рассмотрение и согласование описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в отдел.

3.14. Изучает и обобщает практику делопроизводства и работы архивов организаций.

3.15. Оказывает организационно – методическую помощь организациям – источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует конкурсы на лучший ведомственный архив.

3.16. Вносит в установленном порядке на рассмотрение главы администрации города предложения по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документального обеспечения управления организациями города, повышению квалификации работников в сфере делопроизводства.

3.17. Информирует органы местного самоуправления, иные организаций города о составе и содержании документов и фондов отдела.

3.18. Осуществляет исполнение запросов юридических и физических лиц путём выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.

3.19. Предоставляет юридическим и физическим лицам возможность знакомиться с архивными документами непосредственно в отделе.

3.20. Организует подготовку выставок документов, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, образовательных учреждений.

3.21. Опубликовывает архивные документы в порядке, предусмотренном законодательством.

3.22. Осуществляет приём граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам поиска архивных документов.

3.23. Создаёт и совершенствует поисково – справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе «Справочник о составе и содержании фондов отдела», автоматизированные информационно – поисковые системы, базы данных.

3.24. Готовит проекты решений Барнаульской городской Думы, постановлений главы администрации города по вопросам развития архивного дела на территории муниципального образования, совершенствования работы отдела.

4. Права отдела

Отделу предоставляется право:

4.1. Вносить на рассмотрение администрации города и уполномоченного органа исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;

4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства;

4.3. Запрашивать и получать от органов местного самоуправления, структурных подразделений, организаций – источников комплектования, независимо от организационно-правовых форм, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их организационно-правовых форм, требований архивного законодательства Российской Федерации и Алтайского края.

4.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

4.7. По соглашениям с организациями иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов сохранности документов;

4.8. Ставить перед уполномоченным органом исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Руководство деятельностью отдела осуществляет заведующий отделом, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации, руководителя аппарата.

5.2. Заведующий отделом:

5.2.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией города и в установленном порядке перед уполномоченным органом исполнительной власти Алтайского края в области архивного дела;

5.2.3. Определяет должностные обязанности, разрабатывает модели описания должностей работников отдела;

5.2.4. Дает поручения, обязательные для исполнения работниками отдела;

5.2.5. Действует по доверенности от имени администрации города, представляет отдел во всех учреждениях, предприятиях и организациях, заключает договоры, соглашения и так далее;

5.3. При смене заведующего отделом прием-передача дел проводится комиссией, созданной по распоряжению главы администрации города. Акт приема-передачи утверждается главой администрации города и представляется в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела.

6. Реорганизация и ликвидация отдела

6.1. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется на основании постановления главы администрации города в соответствии с действующим законодательством;

6.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению – правопреемнику. При его ликвидации документы передаются на постоянное хранение в уполномоченный орган исполнительной власти Алтайского края в сфере архивного дела в установленном порядке.